Politique contractuelle

Politique de gestion contractuelle CLD des Jardins-de-Napierville

ARTICLE 1.- DESCRIPTION DE LA POLITIQUE

Politique visant à encadrer le processus d’octroi des contrats du CLD des Jardins-de-Napierville de manière à notamment assurer une parfaite égalité des chances des différents soumissionnaires, en excluant toute notion de favoritisme, d’avantage indu, de collusion et de malversation.

ARTICLE 2.- OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

Le CLD des Jardins-de-Napierville, souhaitant offrir un cadre de gestion contractuelle en lien avec les exigences de la loi, (article 938.1.2 du Code municipal du Québec – L.R.Q. c. C-27.1) entend par la présente politique:

• Contrer les tentatives d’influence par des tiers vis-à-vis le comité de sélection ou toute autre personne susceptible d’intervenir pour le CLD dans le processus d’octroi de contrat.
• Favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres.
• Assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. c. T-11.011).
• Prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
• Prévenir les situations de conflits d’intérêts.
• Prévenir toute situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.
• Encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.
• Sanctionner les gestes de corruption et le trafic d’influence.

ARTICLE 3.- CHAMP D’APPLICATION

La présente politique s’applique à tous les employés du CLD des Jardins-de-Napierville y compris les cadres supérieurs, à tous les membres du Conseil d’administration du CLD et à toute personne qui de près ou de loin est liée ou intéressée au processus de définition, d’élaboration ou d’octroi de tout contrat que le CLD des Jardins-deNapierville déciderait d’entamer.

ARTICLE 4.- LIGNES DE CONDUITE

Aux fins d’atteindre les objectifs ci-haut mentionnés et en lien avec ceux-ci, le CLD des Jardins-de-Napierville émet les directives suivantes :

1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.
   • Le Conseil d’administration délègue au directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection
     nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent.
   • Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres.
   • Tout membre du Conseil d’administration, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.
   • Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
     • Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de
       ses représentants n’a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence,
       avec un des membres du comité de sélection.
     • Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres
   • Tout renseignement disponible concernant un appel d’offres doit être accessible de manière impartiale et
     uniforme par tous les soumissionnaires potentiels.
   • Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
   • Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
   • Avec sa soumission, le soumissionnaire doit produire une déclaration attestant que si des communications
     d’influence ont eu lieu pour l’obtention du contrat, elles l’ont été conformément à la Loi sur la transparence et
     l’éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q. c. T-11.011) et au Code de déontologie des lobbyistes. Le défaut
     de produire cette attestation a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.
   • Tout appel d’offres doit prévoir une clause permettant au CLD, en cas de non respect de la Loi ou du Code ci-haut mentionnés, de résilier le contrat si le non respect est découvert après l’attribution du contrat et ce, pour autant que le manquement soit lié à des événements directement liés à un contrat ou un appel d’offres du CLD.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption
   • Tout appel d’offres doit prévoir qu’advenant que les soumissions soient plus élevées que les taux du marché,
     le CLD se réserve le droit de ne retenir aucune soumission.
   • Le CLD doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.
   • Tous soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
   • Aucune clause d’un appel d’offres ne doit permettre le retrait d’une soumission après son ouverture.
   • Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
   • Les visites de chantier en groupe sont interdites, les plans et devis les plus complets possible devant être réalisés.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts
   • Dans les cas où la constitution d’un comité de sélection est nécessaire, les membres doivent être nommés
     avant le lancement de l’appel d’offres.
   • Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d’un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d’intérêts et toute situation de conflit d’intérêts potentiel.
   • Aucune personne en conflit d’intérêts ne peut participer à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat.
   • Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil d’administration ou un fonctionnaire.
   • Dans les cas où la constitution d’un comité de sélection est nécessaire, chacun de ses membres doit remplir un engagement solennel à juger les offres avec éthique et impartialité.
   • Les critères servant à l’évaluation, lorsque le prix des soumissions conformes n’est pas le seul élément décisionnel, doivent être décrits et pondérés à l’avance, et publiés dans les documents d’appel d’offres.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
   • Tout appel d’offres doit prévoir qu’une personne qui a participé à l’élaboration et au suivi de l’appel d’offres
     ne peut soumissionner, ni contrôler directement ou indirectement une entreprise soumissionnaire.
   • Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de la MRC, autre que le responsable désigné suivant l’article 4 A) de la présente politique dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relativement à l’appel d’offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.
   • Aux fins de tout appel d’offres, est identifié un responsable de l’appel d’offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres.
   • Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil d’administration et à tout employé du CLD de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat
   • Toute modification à un contrat entraînant une dépense supplémentaire doit faire l’objet d’un examen
     minutieux, de manière à éviter de changer substantiellement la nature et l’importance relative du contrat.
   • Toute modification à un contrat peut être accordée seulement si elle constitue un accessoire au contrat et n’a pas pour effet d’en changer la nature.
8. Mesures visant à sanctionner au cas de gestes de corruption et le trafic d’influence
   • Tout soumissionnaire, entrepreneur ou fournisseur qui, directement ou indirectement, contrevient aux
     obligations qui lui incombent en vertu de la présente politique peut voir son contrat annulé ou sa soumission
     rejetée si la gravité du manquement le justifie.
   • Le CLD peut annuler le contrat accordé à un soumissionnaire trouvé coupable d’avoir contrevenu à un ou plusieurs dispositions de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme ou à une ou plusieurs dispositions du Code de déontologie des lobbyistes lorsque les faits à l’origine de la condamnation sont directement liés au contrat qu’il a obtenu avec le CLD.

ARTICLE 5.- ANNEXE AUX DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES

La présente politique doit être jointe en annexe aux documents d’appel d’offres remis aux soumissionnaires et avec sa soumission, le soumissionnaire doit produire une déclaration dûment signée dans laquelle il affirme en avoir pris connaissance et compris les termes.

ARTICLE 6.- APPLICATION

Le directeur général du CLD des Jardins-de-Napierville voit à l’application et au maintien de la présente politique

ARTICLE 7.- RÉVISION

La présente politique sera révisée de façon périodique ou au besoin

Politique adoptée par le Conseil d’administration du CLD des Jardins-de-Napierville, le 10 novembre 2011.